3.2 L'attività di Unitec

La missione di Unitec GmbH è quella di "trasformare i costi fissi in variabili e ridurli. Fornire i mezzi per la reingegnerizzazione delle procedure di approvvigionamento. Supportare il miglioramento continuo aziendale e il Quality Management. Generare da ogni costo un valore aggiunto. Rendere liberi i clienti di dedicarsi totalmente e tranquillamente al proprio Core Business". [Ciapetti C.L., articolo pubblicato su www.unitec.it]

Tali obiettivi vengono raggiunti "Riducendo il numero di fornitori, gestendoli e amministrandoli. Integrando le forniture in modo che "una" consegna sostituisca centinaia di arrivi e relativi controlli ed operazioni di magazzino. E quindi fatturando "una" volta al mese invece di migliaia di volte. Unificando le valute, i termini e il numero dei pagamenti ai fornitori. Tutto questo grazie a persone preparate ed alla tecnologia informatica, interconnettendo infatti i nostri clienti con applicativi Internet (NetSourcing) e disponibili 24 ore su 24 in tutte le lingue e da qualsiasi parte del mondo". [R. Morelli, articolo pubblicato su www.unitec.it]

Ciò riassume compiutamente i concetti già illustrati che stanno alla base dell'outsourcing degli approvvigionamenti e dell'e-procurement.

Lo sviluppo del concetto di outsourcing per Unitec, ha chiaramente risentito delle differenti tipologie di richieste provenienti dalla clientela, le cui diversità vanno ricercate soprattutto nei contesti e nei termini di competizione con i quali devono confrontarsi.

Proprio per cercare di rispondere nel modo quanto più preciso e diretto possibile alle specificità richieste, Unitec ha sviluppato l'idea di personalizzare i propri servizi, innanzitutto distinguendo l'outsourcing in "procedurale" ed "amministrativo", e poi strutturandoli attraverso NetSourcing, lo strumento informatico di Unitec.


3.2.1: L'outsourcing "procedurale"

L'outsourcing "procedurale", ha come obiettivo primario la flessibilizzazione dei costi di gestione delle forniture. Dai dati in possesso di Unitec, risulta che una normale procedura di approvvigionamento richieda non meno di cinquanta/sessanta operazioni concatenate, che possono arrivare a coinvolgere fino ad una decina di enti aziendali di vari livelli, dalla direzione alle unità produttive, per un numero di persone che mediamente si aggira tra le dieci e venti unità. I costi che gravano su procedure così strutturate possono essere facilmente immaginabili - per una quantificazione si veda il prossimo capitolo - specialmente se si considera che sono indipendenti dal tipo di fornitura necessaria. In sostanza vengono adottati procedimenti così dispendiosi - in termini di risorse aziendali - sia per beni che contribuiscono in maniera diretta al valore aggiunto prodotto dall'impresa, sia per beni che, seppur indispensabili, sono marginali rispetto al core business - si pensi ad esempio, ad una fornitura di neon o di lampadine -: in questo caso parliamo di "non-production goods".

Di fondamentale importanza per introdurre l'outsourcing procedurale degli approvvigionamenti, risulta l'analisi del processo di approvvigionamento dell'impresa cliente, considerato fino ad entrare nei dettagli dei flussi delle microattività che lo compongono. La schematizzazione di ogni singola procedura, e la valutazione delle risorse coinvolte, rende subito l'idea di quanto dispendioso sia approvvigionarsi. Unitec, offre il proprio servizio per analizzare i processi di fornitura, e ridisegnare i flussi delle attività collegate. Nell'ousourcing procedurale, il controllo delle operazioni rimane all'azienda cliente. Possiamo affermare che si tratta di un'applicazione dell'outsourcing di base, caratterizzata, appunto, dall'esternalizzazione di un'attività non strategica, il cui controllo rimane interno all'impresa.

L'effetto di maggior valore aggiunto, come detto, deriva in gran parte dalla flessibilizzazione dei costi: le prestazioni di Unitec sono fonti di costi per l'impresa solo quando sono richieste e per di più, sono facilmente monitorabili in ogni momento. Trasferire la gestione delle forniture ad Unitec, che di tale attività ha fatto la propria specializzazione, significa ricorrere a risorse esterne per elevare le performance di quelle interne, il cui risultato finale, è quello di migliorare l'efficienza dell'impresa attraverso l'abbattimento degli sprechi ed il migliore utilizzo delle risorse.


3.2.2: L'outsourcing "amministrativo"

Partendo dalla constatazione che il numero delle procedure di un processo di approvvigionamento aumenta in modo proporzionale al numero di ordini che si rendono necessari, e dal fatto che la gestione della mole di informazioni generate necessitano di molto tempo ed impegnano parecchie risorse, Unitec si propone come outsourcer esterno, in grado di razionalizzare gestire i processi legati alle forniture, attraverso l'outsourcing amministrativo, che corrisponde al tipo di outsourcing più esteso.

L'introduzione dello strumento dell'outsourcing amministrativo, è mirata a ridurre specificamente anche le procedure interne di amministrazione e controllo. E' indubbio che queste ultime, infatti, assorbano preziose risorse e mezzi che sono fortemente finalizzate per essere impiegate in altri ambiti più remunerativi: il recupero di efficienza di queste aree aziendali passa attraverso il loro snellimento. E' importante sottolineare come, specialmente attraverso l'outsorucing amministrativo, le imprese possano ottenere dal provider prezzi unitari molto concorrenziali, perché, per quest'ultimo, diventa possibile operare coordinando l'insieme degli ordini di tutti i suoi clienti verso i fornitori, i quali, in virtù della gran mole di acquisti, concedono prezzi ribassati.

Tuttavia, si è già visto come uno dei motivi di maggior ostacolo all'implementazione di un'outsourcing più esteso, sia il timore di perdere il controllo della situazione per quanto riguarda le attività esternalizzate; allo stesso modo si era detto che questa difficoltà andava superata, analizzando i vantaggi economici derivanti, considerando la possibilità di controllo indiretto della gestione delle attività in outsourcing che avviene attraverso la definizione dei ruoli e gli ambiti di competenza, e soprattutto, la garanzia che, attraverso la modularità dell'outsourcing, esiste sempre la possibilità di estenderne o eventualmente ridurne il raggio d'azione.

Unitec, per l'outsourcing amministrativo, ma anche per l'outsourcing procedurale, ha sviluppato una sua applicazione modulare facilmente introducibile nelle strutture aziendali esistenti, configurata sulle esigenze aziendali, che consente il raggiungimento di risultati riscontrabili immediatamente, e per ogni modulo applicato. I moduli predisposti da Unitec sono tre, e concepiti per essere applicati in ordine sequenziale.

Con l'applicazione del primo modulo si trasferisce ad Unitec la gestione delle semplici evasioni delle richieste di approvvigionamento senza che la proprietà delle merci venga trasferita; con il secondo modulo, al servizio di evasione delle richieste di approvvigionamento, si aggiunge quello relativo alla gestione della logistica e delle attività amministrative, il che presuppone il trasferimento della proprietà delle merci; il terzo modulo applicativo, estende l'outsourcing alla gestione del magazzino e alla banca dati degli articoli. Le attività sono trasferibili da subito ed i risultati sono subito quantificabili.

Le possibili estensioni dei moduli possono riguardare alcuni servizi, come il reporting, che permette, oltre ad una consultazione precisa dei risultati registrati, l'analisi delle interferenze interne ed esterne ed il suggerimento delle relative possibili soluzioni studiate per ridurle; inoltre sono possibili servizi di ricerca internazionale di fornitori alternativi, di aggiornamento sui listini dei prezzi. Unitec si rende disponibile all'invio di parte del proprio personale presso l'impresa cliente, per una gestione più mirata delle operazioni. Come si dirà meglio in seguito, Unitec si propone anche come fornitore di software applicativi interni, creati su misura delle esigenze riscontrate.

Attraverso l'attuazione completa dell'outsourcing amministrativo si riducono radicalmente le attività interne dell'amministrazione e del controllo: il cliente deve solo interfacciarsi con Unitec comunicando la quantità ed il tipo di merce desiderata insieme al termine di consegna e ricevere la merce richiesta con un'unica fattura ed un'unica bolla di accompagnamento attraverso un'unica consegna periodica (giornaliera, settimanale, mensile a seconda delle esigenze).



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