4.6.3 Il reparto centralino-segreteria

Grazie all'outsourcing degli approvvigionamenti, il reparto centralino-segreteria vede diminuire molto i compiti relativi a questo settore. Infatti, oltre a non doversi più occupare del fax, anche il numero di documenti dei quali si deve occupare ogni giorno si riduce a due: una fattura e una conferma d'ordine. Proporzionalmente però, le interferenze trasversali relativi agli approvvigionamenti diminuiscono meno delle attività, tanto che il rapporto attività/interferenze si incrementa considerevolmente, come si dirà in seguito.

A- Reparto centralino-segreteria - Attività

A- Ricezione della posta. L'attività relativa alle forniture si riduce alla ricezione di un solo documento da smistare, ovvero la conferma d'ordine, nel quale sono riportati i dati relativi a tutti i beni che i fornitori hanno accettato di fornire all'impresa "A" attraverso Unitec. Il tempo settimanale è di 13'05" (-88.2%).

B- Archiviazione delle conferme d'ordine. Una volta registrata dal reparto commerciale in sistema, la conferma d'ordine viene restituita al reparto centralino-segreteria che si occupa della sua archiviazione. Il tempo settimanale necessario scende da 31'30" circa alla settimana a 10'30" (-33.3%).

C- Archiviazione delle fatture dei fornitori. Le fatture da archiviare ricevute dal reparto amministrativo ogni giorno diventano una sola. Il tempo settimanale impiegato è pari a 10'35" (-75.6%).

Il riassunto dei tempi settimanali per le attività legate agli approvvigionamenti del reparto centralino-segreteria, sono riportati nella tabella 4.38. Si è passati da attività che necessitavano 3h 49' circa a 34'10", cioè con una diminuzione dell'85%. I tempi ipotizzati sono riportati dettagliatamente nel paragrafo 5.3, a pagina 237.
Tab. 4.38 : Le attività connesse all'approvvigionamento del reparto centralino-segreteria.

B- Reparto centralino-segreteria - Interferenze trasversali

Le interferenze trasversali diminuiscono in proporzione meno che non le attività; il motivo va ricercato nel fatto che questo tipo di interferenze, pur venendo decurtate notevolmente, non vengono mai completamente eliminate - si pensi alla preparazione delle relazioni giornaliere - come invece accade per certi tipi di attività. In ogni caso, i valori di tempo di riferimento sono molto bassi.

D/E- Interferenze legate al computer e alla compilazione delle relazioni periodiche. Innanzitutto non si registrano più interferenze legate all'uso del fax; in secondo luogo la necessità di usare per meno ore il computer, fa diminuire la probabilità del verificarsi di rallentamenti del sistema o di problemi di software (10'30", -75%) ; la compilazione delle relazioni periodiche si ipotizza venga comunque richiesta; anche in questo caso, essendo minori le attività da riportare, c'è la possibilità di essere più rapidi nello svolgere questa funzione, tanto da impiegare circa 13 minuti alla settimana (-79.2%).

F/G- Interferenze ed errori di varia natura ed interferenze sui documenti. Gli errori del personale, unitamente alle dispersioni di tempo nella ricerca di documenti ed archiviatori che non si trovano subito, subiscono anch'essi un calo, necessitando appena 26'15", in totale, alla settimana (- 70.6%).

Il totale delle interferenze trasversali del reparto logistico per le attività connesse agli approvvigionamenti, passa da circa 3 ore e un quarto ad appena 49'50" (-74.3%). I tempi ipotizzati sono riportati dettagliatamente nel paragrafo 5.3, a pagina 239.
Tab. 4.39 : Le interferenze trasversali del reparto centralino-segreteria connesse all'approvvigionamento.

C- Reparto centralino-segreteria -Totale tempo settimanale

Il tempo settimanale impiegato dall'addetto al reparto centralino-segreteria nelle attività che sono direttamente correlate con i processi di gestione delle forniture, diventa pari a 1h 24'; rispetto alle procedure di fornitura tradizionale, la diminuzione di tempo impiegato è dell'80.1%, liberando quasi 5 ore e 40 minuti che possono essere dedicate ad altre attività. Come anticipato, l'incidenza delle interferenze sale al 59%.
Tab. 4.40 : Il tempo settimanale che si ipotizza il reparto centralino segreteria possa impiegare per attività connesse alle forniture con l'outsourcing degli approvvigionamenti di Unitec.



[ precedente ] - [ sommario ] - [ successiva ]
" TARGET="_blank">>> Home Page <<