CAPITOLO II: I COSTI DI APPROVVIGIONAMENTO

2.4 Rilevazione dei tempi di gestione di un processo di approvvigionamento.

Per la rilevazione dei tempi, necessari per effettuare un processo di approvvigionamento, è stato stilato dalla Unitec GmbH un modulo apposito, in cui tale processo viene scomposto in tante micro attività, che all'apparenza potrebbero sembrare anche banali e di poco conto, ma che invece nel loro complesso portano il processo a raggiungere tempi molto elevati.
Tali micro attività sono state però raggruppate in sette grandi aggregati, che rappresentano in definitiva gli steps di tale processo.
Il primo gruppo è composto da tutte quelle mansioni che hanno come obiettivo finale quello di emettere una richiesta di approvvigionamento verso i possibili fornitori. L'individuazione dei possibili fornitori richiede tempi molto lunghi soprattutto se quello di cui l'azienda necessita è materiale che non ha mai acquistato prima.
Precisazioni in merito verranno date nelle pagine seguenti.
Il secondo step raggruppa invece tutte quelle attività necessarie per la gestione delle richieste d'offerta, cioè invio in tempi rapidi delle richieste e successivo costante sollecito per avere dei veloci tempi di risposta da parte dei fornitori.
Poichè soprattutto quando si tratta di beni relativi alla manutenzione degli impianti, puó capitare che vi siano linee e produzioni ferme, e per non avere quindi uno shock della produzione, risulta indispensabile avere il materiale richiesto nel giro di qualche giorno.
Il terzo step raggruppa invece tutte le attività di gestione delle offerte, dalla loro raccolta al successivo controllo dei dati e conseguente scelta di quella che offre il materiale al prezzo più competitivo.
Le attività del quarto gruppo sono svolte invece avendo come obiettivo l'invio dell'ordine al fornitore, con eventuale sollecito della conferma d'ordine.
Questi quattro primi step, sono svolti principalmente dal reparto commerciale o dall'ufficio acquisti e potremmo definirli come le attività necessarie ad organizzare un approvvigionamento.
Il quinto passaggio invece rappresenta proprio la gestione del materiale acquistato.
Dopo tutta questa serie di passaggi di documenti tra un'azienda e l'altra, la merce arriva in magazzino dove viene controllata dagli addetti alla logistica confrontando i dati riportati suoi documenti che la accompagnano.
Successivamente comunicheranno agli altri enti l'arrivo della partita di merce e quindi vi sarà l'inserimento dei dati in sistema.
Il processo ovviamente si concluderà con il ricevimento della fattura e il relativo pagamento della merce da parte reparto amministrativo.
I tempi raccolti e riportati nella Tab. 2.4 sono frazionati e calcolati in modo da terminare con l'inizio dell'operazione successiva.
In tale misurazione sono state conteggiate anche tutte le possibili interferenze che si possono verificare; cioè qualsiasi evento che vada ad interferire con la linearità di un processo, che porti dei ritardi e delle inefficienze all'interno di esso.

A- Emissione richiesta di approvvigionamento.
Attività Tempo
1- Verifica necessita di approvvigionamento 5'
2- Accesso al sistema per comunicazione responsabile dell'ente . 5'
3- Compilazione richiesta. 4' 30"
4- Verifica e approvazione richiesta. 5' 25"
5- Inoltro all'ufficio acquisti. 6' 40"
5-a Andare al fax. 1' 40"
5-b Comporre il numero. 1'
5-c Connessione e sconnessione. 2'
5-d Aspettare conferma. 1'
5-e Archiviare. 3'
6- Ricezione e valutazione delle richieste. 10'
In caso di nuovo fornitore:
7-a Ricerca attraverso le varie fonti 15'
7-b Codifica del fornitore. 8'
In caso di fornitore già in sistema:
7-c Accesso al sistema: ricerca articolo e possibile fornitore. 20'
8- Formalizzazione della richiesta 4'
9- Sollecito del reparto logistico all'ufficio acquisti via mail. 2' 40"
10 Sollecito del reparto logistico all'ufficio acquisti via fax. 5'
11 Sollecito del reparto logistico all'ufficio acquisti via telefono. 5' 20"
Tempo parziale 82' 15"
Tempo Interferenze: 30'
Tempo totale per emissione richiesta: 118' 15"
B- Gestione richieste di preventivi.
Attività Tempo
12- Invio richieste di offerta ai fornitori. 8' 40"
12-a Andare al fax. 1' 40"
12-b Comporre il numero. 1'
12-c Connessione e sconnessione. 2'
12-d Aspettare conferma. 1'
12-e Archiviare. 3'
13- Accesso al sistema: richieste "inevase" . 5'
14- Stampa lista dei fornitori che non hanno ancora risposto. 2'
15- 1*Sollecito fornitori per ottenere i preventivi via fax. 8' 40"
15-a Andare al fax. 1' 40"
15-b Comporre il numero. 1'
15-c Connessione e sconnessione. 2'
15-d Aspettare conferma. 1'
15-e Archiviare. 3'
16- 2* Sollecito per ottenere i preventivi via mail. 5'
17- 3* Sollecito per ottenere i preventivi per telefono. 6'
Tempo parziale: 35' 20"
Tempo Interferenze: 16'
Tempo totale gestione richieste di preventivo: 51' 20"
C- Gestione offerte.
Attività Tempo
18- Ricezione dei preventivi. 10'
19- Accesso al sistema. 5'
20- Analisi offerta. 20'
21- Controllo corrispondenza dei dati. 5'
22- Valutazione prezzi e termini di consegna. 5'
23- Contatto con i fornitori per negoziare il preventivo ricevuto 20'
24- Inserimento dati offerta in sistema. 5'
25- Verifica correttezza dati. 5'
26- Comparazione con le altre offerte 10'
27- Selezione dell'offerta. 5'
28- Eventuali ulteriori chiarimenti con il fornitore. 10'
29- Invio offerta per benestare tecnico. 8'
30- Valutazione tecnica dell'offerta. 10'
31- Invio benestare tecnico all'ufficio acquisti. 8'
32- Ricezione benestare tecnico. 2'
33- Archiviazione delle offerte 2'
Tempo parziale 130'
Tempo Interferenze: 30'
Tempo totale gestione offerte: 160'
D- Gestione ordini.
Attività Tempo
34- Preparazione dell' ordine. 5'
35- Stampa dell'ordine. 2'
36- Firma di approvazione. 3'
37- Invio via fax o mail dell'ordine 8'
38- 1* Sollecito ai fornitori per conferma d'ordine via fax . 8'
39- 2* Sollecito ai fornitori per conferma d'ordine via mail . 5'
40- 3* Sollecito ai fornitori per conferma d'ordine via telefono. 6'
40- Ricezione conferme d'ordine 3'
41- Controllo conferma dell'ordine. 4'
42- Aggiornamento dati in sistema. 5'
43- Archiviazione delle conferme d'ordine. 5'
Tempo parziale: 54'
Tempo Interferenze: 30'
Tempo totale gestione ordini 84'
E- Controllo all'arrivo delle merci.
Attività Tempo
44- Andare in magazzino 5'
45- Accettare il pacco 6'
46- Stoccaggio e controllo. 7'
47- Tempo per prendere gli archiviatori. 2'
48- Ricerca ordini. 5'
49- Comparazione dei dati. 3'
50- Eventuali chiarimenti con l'ufficio acquisti 5'
51- Registrazione bolla. 5'
52- Archiviazione documenti. 5'
53- Accesso al sistema. 3'
54- Registrazione dati delle merci. 5'
55- Archiviazione delle conferme d'ordine. 5'
Tempo parziale: 56'
Tempo Interferenze: 60'
Tempo totale controllo all'arrivo delle merci: 116'
F- Ricevimento della fattura dal fornitore.
Attività Tempo
56- Raccolta della posta all'ingresso. 5'
57- Smistamento. 15'
58- Controllo dati in fattura con quelli riportati in sistema. 5'
59- Controllo dati in fattura con quelli riportati nella bolla. 7'
Se i dati corrispondono:
60- Accesso al sistema. 5'
61- Registrazione dei dati della fattura. 6'
Se i dati non corrispondono:
62-a Telefonata al fornitore per chiarimenti. 7'
63- b Comunicazione all'ufficio acquisti del richiedente. 3'
64- Registrazioni eventuali modifiche. 4'
Tempo parziale: 57'
Tempo Interferenze: 30'
Tempo totale ricevimento della fattura: 87'
G- Pagamento della fattura.
Attività Tempo
65- Accesso al sistema. 5'
66- Verifica della situazione dei pagamenti in scadenza. 10'
67- Stampa della lista dei pagamenti in scadenza. 2'
68- Accesso al sistema 5'
69- Preparazione dell'ordine di pagamento per la banca. 5'
70- Stampa ordine di pagamento 2'
71- Benestare al pagamento. 5'
72- Imbustamento e affrancatura. 1'
73- Posizionamento in "posta in uscita". 2'
Tempo parziale: 37'
Tempo Interferenze: 20'
Tempo totale ricevimento della fattura: 57'

Tab.2.4 Rilevazione dei tempi di gestione di un processo di approvvigionamento.

Nelle pagine seguenti verranno spiegate le attività principali che compongono il processo di approvvigionamento.

 


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